Tietosuojaseloste – Asiakassuhteen hoito, myynti, markkinointi sekä hankinta- ja ostotoiminnot Asiakassuhteen hoito, myynti, markkinointi sekä hankinta- ja ostotoiminnot Päivitetty 4.9.2023 Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten me WasaGroup-konsernissa keräämme ja käsittelemme henkilötietoja asiakkaista, potentiaalisista asiakkaista, alihankkijoista ja muista liikekumppaneista sekä näiden edustajista, joiden kanssa meillä on asiakas- tai liikesuhde taikka tavoitteena luoda sellainen. 1. Rekisterinpitäjät WasaGroup Oy (2253159-0) WasaCon Oy (1772160-5) WasaPlan Oy (2321167-9) WasaGroup Funds Oy (2541694-2) Kukin konserniyhtiö vastaa henkilötietojen käsittelystä sen omassa toiminnassaan tämän tietosuojaselosteen mukaisissa tarkoituksissa ja oikeusperusteilla sekä voi käyttää siinä tarpeellisia muiden WasaGroup-konsernin samoja tarkoituksia varten keräämiä henkilötietoja. 2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa Voit rekisteröitynä ottaa yhteyttä WasaGroup-konserniin kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa seuraavien yhteystietojen avulla: WasaGroup Oy / Tietosuoja-asiat PL 171 65101 VAASA Puh. 010 425 7700 (vaihde) Konsernin tietosuojavastaavan yhteystiedot: tietosuoja@wasagroup.fi 3. Mihin käyttötarkoituksiin ja millä perusteella käsittelemme henkilötietojasi? Henkilötietojen käsittely perustuu asiakas- tai yhteistyösopimukseen (tilanteissa, joissa olet rekisteröitynä ko. sopimuksen osapuoli ja tietojen käsittely liittyy sopimuksen täytäntöönpanoon) tai WasaGroup-konsernin oikeutettuun etuun (kuten asiakas- tai yhteistyösuhteen hoito, suoramarkkinointi, saatavien perintä) perustuen asiakassuhteeseen tai muuhun tarkoituksenmukaiseen yhteyteen tai yritys-/yhteisöasiakkaan kanssa tehtyyn sopimukseen. Henkilötietojen käyttötarkoitus on: Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi Asiakasviestintä ml. palaute- ja asiakastyytyväisyyskyselyt Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja -arvontojen järjestäminen Suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen Toimittajien hallinta ja valvonta Saatavien hallinta ja perintä Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta Väärinkäytösten, petosten ja muiden rikosten havainnointi, estäminen ja selvittäminen Analysointi, segmentointi ja tilastointi edellä mainittuja käyttötarkoituksia varten. 4. Millaisia henkilötietoja käsittelemme ja mistä keräämme tiedot? Käsittelemme seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat, verkkosivustolla vierailijat): Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero Tietoja henkilön edustamis- ja nimenkirjoitusoikeuteen liittyen Asiakashistoria (esim. yhteydenotot, tilaisuuksiin osallistuminen, asiakastyytyväisyyskyselyt tai palautteet) Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot Markkinointitoimenpiteet (ml. segmentointi), niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot esim. uutiskirjeen tilaus Verkkosivuston ja sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (kuten käyttäjätunnukset ja salasanat), kuten selailu- ja hakutiedot, evästeet, IP-osoitteet Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot. Tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteri koostetaan WasaGroup-konsernin kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana asiakkaan ja/tai yhteistyökumppanin antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä. 5. Mille tahoille luovutamme tietoja ja siirrämmekö tietoa ETA-alueen ulkopuolelle? Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta WasaGroup-konsernin ulkopuolelle, eikä niitä siirretä ETA-alueen ulkopuolelle. Käytämme kuitenkin Piwik Pro -ja Analytics Pro -työkalua, HubSpotia sekä Googlen analytiikkadataa. Näiden palveluiden osalta tietoa siirtyy mm. Yhdysvaltoihin. HubSpot-palvelun henkilötiedot säilytetään EU-alueella sijaitsevilla servereillä, mutta osa ko. palvelun tietojen käsittelytoiminnoista suoritetaan ETA-alueen ulkopuolelta käsin mm. Kanadasta. Tietojen siirto Kanadaan toteutetaan EU komission antaman vastaavuuspäätöksen nojalla. Tietosuojan taso voi ETA-alueen ulkopuolella olla alhaisempi kuin ETA-alueella. Ellei ko. tietojen siirron kohteena oleva maa, kuten Yhdysvallat, ole saanut EU komission riittävän tietosuojan vastaavuuspäätöstä, WasaGroup-konserni soveltaa muita asianmukaisia suojatoimia varmistaakseen henkilötietojen suojan, esimerkiksi soveltamalla Euroopan komission päätöksen mukaisia vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin. WasaGroup-konserni käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetyslistojen, asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojakäsittelysopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi. 6. Miten suojaamme tietoja ja kuinka kauan säilytämme niitä? Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä ko. tietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. WasaGroup-konserni varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kymmenen vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen päättymisen jälkeen mahdollisten vastuiden ja velvoitteiden toteuttamiseksi (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään). Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. WasaGroup-konserni arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi WasaGroup-konserni huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. 7. Oikeutesi rekisteröitynä tietojen käsittelyyn liittyen Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kohdassa 2 mainittuun osoitteeseen. Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet: Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua ja tietojen poistoa Sinulla on oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä, tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Oikeus kieltää suoramarkkinointi Sinulla on oikeus kieltää tietojesi käsittely markkina- ja mielipidetutkimusta tai näihin liittyvää profilointia varten. Lisäksi voit kieltää suoramarkkinoinnin milloin tahansa ilmoittamalla kiellosta kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen taikka peruuttaa tilaamasi uutiskirjeen käyttämällä viestissä olevaa linkkiä. Vastustamisoikeus ja oikeus käsittelyn rajoittamiseen Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista ja siirtämistä. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle siinä EU-jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta. 8. Evästeet EvästeTarkoitusVoimassaTyyppi _pk_id*MatomoAnalytiikkaOsoittaa käyttäjälle yksilöllisen tunnuksen13 kuukautta _pk_ses*Matomo AnalytiikkaOsoittaa käyttäjälle yksilöllisen tunnuksen.istunto stg_returning_visitorPiwik proAnalytiikkaMäärittelee onko vierailija käynyt sivustolla aiemmin. 365 päivää stg_last_interactionPiwik ProAnalytiikkaMäärittelee, onko viimeisin istunto vielä käynnissä vai uusi istunto käynnistynyt.365 päivää stg_traffic_source_priorityPiwik proAnalytiikkaTallentaa, miten vierailija on päätynyt sivustolle. 30 minuuttia __hssrcHubspotAnalytiikkaKäytetään tunnistamaan vierailijan selain uudelleenvierailun yhteydessä. istuntokolmannen osapuolen _hstcHubspotMarkkinointiTallentaa vierailun aikaleiman.13 kuukauttakolmannen osapuolen hubspotutkHubspotMarkkinointiKäytetään kävijän identiteetin seurantaan.13 kuukauttakolmannen osapuolen __hsscHubspotMarkkinointiTallentaa anonyymejä tilastoja.30 minuuttiakolmannen osapuolen _gaGoogle analyticsAnalytiikkaOsoittaa käyttäjälle yksilöllisen tunnuksen, jota käytetään tuottamaan tilastotietoja siitä, miten käyttäjä käyttää verkkosivustoa.2 vuottakolmannen osapuolen _gidGoogle analyticsAnalytiikkaTallentaa ja laskee sivun katselukerrat1 päiväkolmannen osapuolen _gat_UA-*Google analyticsAnalytiikkaPalveluun kohdistustuvien kyselyjen määrän rajoittaminen.istuntokolmannen osapuolen _ga_*Google analyticsAnalytiikka Tallentaa ja laskee sivun katselukerrat1 vuosikolmannen osapuolen _clckMicrosoft ClarityMarkkinointiOsoittaa käyttäjälle yksilöllisen tunnuksen.1 vuosikolmannen osapuolen ln_orLinkedinAnalytiikkaTallentaa tilastotietoja kävijöiden käyttäytymisestä verkkosivustolla. päiväkolmannen osapuolen moove_gdpr_popupGDPR cookie complianceToiminnalinen / välttämätönKäyttäjän evästeasetusten tallettaminen.istunto pll_languagePolylangToiminnallinen / välttämätönVierailijan kielivalinnan tallentaminenjatkuva Yhteyshenkilösi Sussa Vanhanen Markkinointi, viestintä ja mediayhteydet 040 7426 128 sussa.vanhanen@wasagroup.fi Jaakko Toppari IT-päällikkö 050 341 4562 jaakko.toppari@wasagroup.fi
